Qué ocurre cuando una agencia de medios decide que la Inteligencia Artificial no debe ser únicamente una herramienta para algunos especialistas, sino una capacidad disponible para toda la organización? Brainlabs decidió responder esa pregunta en su propia operación y la experiencia fue documentada por Anthropic, creador de Claude, como caso de éxito sobre el uso de Inteligencia Artificial en la agencia.
El punto de partida fue un reto común en una organización de este tamaño: alrededor de 1,000 estrategas, planificadores de medios, científicos de datos y líderes creativos dedicaban una parte importante de su jornada a actividades repetitivas, como elaborar briefs creativos, revisar planes de medios, preparar reportes para clientes y resumir información de campañas. Cuando decenas de equipos realizan de manera independiente procesos similares, el tiempo destinado a esas tareas se multiplica.
Ante este escenario, Ben Vincent, Director de Tecnología de Brainlabs, estableció un sencillo principio: “Si haces tarea más de tres veces, deberías intentar automatizarlo”. El Director Ejecutivo de la empresa, Dan Gilbert, quería que ese principio se aplicara a toda la organización, no solo al departamento de ingeniería. El objetivo inicial era que Claude estuviera disponible para toda la plantilla en una semana, finalmente el despliegue se realizó durante cuatro semanas y alcanzó a alrededor de más de 1,000 colaboradores.
Para David Posada, Director General de Brainlabs Latinoamérica, el aprendizaje está en cambiar la manera de entender la IA dentro de una organización. “El reto no era simplemente incorporar una nueva herramienta, sino encontrar la manera de convertir el conocimiento y los procesos que ya existen en Brainlabs en capacidades que pudieran utilizarse de forma consistente en toda la organización. La Inteligencia Artificial adquiere verdadero valor cuando se integra al trabajo cotidiano y permite que las personas dediquen más tiempo a aquello que requiere análisis, criterio y estrategia”, señaló.
De usuarios a creadores de herramientas
La siguiente etapa fue permitir que los propios empleados construyeran soluciones para sus necesidades. Brainlabs utilizó Claude Cowork como base y las skills como una capa de personalización, creando un repositorio en Notion al que pueden acceder los colaboradores, incluso aquellos que no son desarrolladores. Además, cualquier empleado puede proponer una nueva automatización mediante un proceso denominado suggest a skill.
El resultado fue que, en cuatro semanas, los equipos habían creado aproximadamente 400 skills para diferentes actividades de la agencia. Entre ellas se encuentra una herramienta de auditoría SEO, perfeccionada mediante miles de iteraciones del equipo especializado y alimentada con conocimiento acumulado durante más de una década de trabajo de la agencia. También desarrollaron una skill capaz de generar presentaciones, gráficos para redes sociales y documentos de una página respetando los lineamientos de marca.
A medida que la biblioteca creció, Brainlabs creó incluso una herramienta para supervisarla. Un skills auditor basado en Claude revisa las diferentes soluciones para detectar duplicidades, instrucciones que se superponen y oportunidades para simplificar o consolidar herramientas. Cada skill, además, tiene un responsable que revisa y aprueba los cambios antes de que entren en operación.
De automatizar tareas a transformar la operación
La Inteligencia Artificial comenzó así a integrarse directamente en los flujos de trabajo. Brainlabs incorporó también Managed Agents dentro de Notion, capaces de activar Claude cuando cambia el estado de una tarea y utilizar las skills y conexiones disponibles para generar entregables, como presentaciones y documentos de investigación.
El resultado documentado por Anthropic muestra una organización en la que alrededor de 1,000 colaboradores tienen acceso a Claude Cowork, existe una biblioteca de aproximadamente 400 skills creadas en cuatro semanas con una adopción de más del 90% en algunas regiones.
Pero para Brainlabs, el resultado más relevante no está únicamente en el número de herramientas creadas, sino en cómo cambió el trabajo. De acuerdo con el caso, las auditorías SEO, la elaboración de reportes y la optimización de campañas pueden apoyarse ahora en una metodología construida y refinada por múltiples iteraciones, mientras que los estrategas pueden dedicar más tiempo a tareas como el análisis, la priorización y la estrategia para los clientes.
En las tareas de redacción, Claude Cowork trabaja con las guías de estilo de Brainlabs y el estilo individual de cada colaborador, de manera que los borradores parten aproximadamente de 80% del resultado final esperado en la voz de la agencia, en lugar de comenzar desde una página en blanco.
“Esta experiencia demuestra que la transformación con Inteligencia Artificial no necesariamente empieza con grandes proyectos tecnológicos. Puede comenzar identificando aquello que los equipos hacen una y otra vez, documentando cómo se hace bien y construyendo herramientas que permitan replicar ese conocimiento. El siguiente paso es seguir llevando esa capacidad hacia procesos cada vez más estratégicos”, concluyó Posada.
Para Brainlabs, la experiencia con Claude representa apenas una primera etapa. La agencia ya evalúa el uso de agentes más complejos que puedan ampliar las capacidades de sus equipos y asumir nuevos procesos dentro de la operación. Anthropic documentó esta evolución en su historia de cliente como un ejemplo de cómo una agencia puede pasar de utilizar la IA de manera puntual a incorporarla como parte de su infraestructura de trabajo.