BCD Meetings & Events (BCD M&E) ha compartido información relevante que destaca los beneficios de centralizar el gasto en congresos para maximizar ahorro, control y retorno de inversión
En la industria global de reuniones y congresos, la gestión eficiente del gasto representa un desafío crítico para las organizaciones. Liz Dodson, Congress Practice Area Lead en BCD Meetings & Events, subraya la importancia de centralizar el gasto asociado a congresos para lograr una mayor visibilidad, control y optimización de recursos.
Históricamente, el gasto en congresos ha sido descentralizado: los costos de patrocinio se manejan desde los equipos de marca, mientras que el registro, alojamiento y viaje son pagados individualmente por los asistentes y facturados a sus propios presupuestos de viajes y gastos (T&E). Adicionalmente, las delegaciones locales, incluidos profesionales de la salud, suelen financiar sus gastos a nivel país, dejando a la organización matriz sin un panorama completo de la inversión total.
Consecuencias de la descentralización:
- Falta de cuantificación precisa de la inversión total, lo que impide calcular el retorno de inversión (ROI) y dificulta la planificación presupuestaria para eventos futuros.
- Imposibilidad de verificar el gasto total, elemento clave para la clasificación de empresas ante sociedades profesionales, la cual impacta en beneficios como prioridad en bloqueos hoteleros y espacios de exhibición.
- Pérdida de oportunidad para captar el gasto con socios preferidos, como cadenas hoteleras, DMCs y proveedores de servicios, que deben ser considerados en una política global de compras.
Ventajas de centralizar el gasto en congresos:
BCD Meetings & Events explica que una vista consolidada del gasto permite diseñar políticas y procesos para maximizar ahorros, prevenir costos innecesarios y mitigar riesgos, mediante acciones como:
- Definición estratégica de quién debe asistir para priorizar delegados con mayor potencial de retorno.
- Implementación de cronogramas para compra anticipada de registros, mejorando el aprovechamiento de descuentos.
- Venta cruzada de habitaciones no utilizadas entre países, evitando cancelaciones y optimizando recursos globales.
- Estrategia de abastecimiento que priorice socios preferidos, maximizando beneficios contractuales y reducción de riesgos.
Esta estrategia integral debe involucrar todas las áreas del negocio —comercial, médica, investigación y desarrollo— y todas las regiones y países. La educación y comunicación constante con las partes interesadas es fundamental para su implementación exitosa.
BCD Meetings & Events ofrece acompañar a las organizaciones en la creación e implementación de políticas de congresos a través de su modelo de madurez, ajustado al estado actual de cada cliente.
Estudio de Caso – Cliente BCD LATAM
Ante una solicitud para reservar 6 habitaciones vía portal individual de Housing y la falta de disponibilidad en el hotel preferido, BCD LATAM enfrentó varios desafíos: restricción en reservas tras agotarse bloqueos iniciales y demoras en aprobaciones que ponían en riesgo opciones de alojamiento.
Para solucionarlo, se gestionó con el área de Grupos una negociación directa con el Hotel Barceló Imagine, ampliando el bloqueo y publicando habitaciones adicionales en la plataforma. Gracias a esta gestión proactiva y coordinación efectiva, se logró la reserva inmediata de las habitaciones requeridas y la satisfacción total de las necesidades del cliente.
Claves del éxito:
- Gestión proactiva y oportuna.
- Coordinación entre áreas.
- Soluciones creativas para alta demanda.